Guía de Administrador — Privana

Esta guía está dirigida a los administradores de comunidades residenciales en Privana. Como administrador tienes acceso completo a todas las funciones de gestión: residentes, cuotas, pagos, áreas comunes, comunicaciones y más.

Tabla de Contenidos

1. Acceso y configuración inicial
2. Dashboard del administrador
3. Gestión de unidades
4. Gestión de residentes
5. Crear cargos
6. Gestión de cuotas
7. Gestión de pagos
8. Gastos de la comunidad
9. Áreas comunes
10. Reservaciones
11. Avisos y comunicados
12. Tickets de soporte
13. Encuestas
14. Reglamento interno
15. Configuración del chat
16. Configuración de la comunidad
17. Suscripción y plan
18. Notificaciones

1. Acceso y configuración inicial

Registro de tu comunidad

Si estás registrando tu comunidad por primera vez:

1. Visita la landing page y toca "Registrarse"
2. Completa los datos de la comunidad: nombre, dirección, ciudad, estado, número de unidades
3. Crea tu cuenta de administrador: nombre completo, teléfono, contraseña
4. Al ingresar por primera vez, el asistente de configuración te guiará en 4 pasos:
   • Información básica de la comunidad y zona horaria
   • Configuración de las unidades habitacionales
   • Plan de cuotas inicial
   • Registro de primeros residentes

Importante: Configura correctamente la zona horaria desde el primer momento. Afecta todas las fechas de vencimiento y cobros.

Inicio de sesión

Ingresa con tu número de teléfono y contraseña en la pantalla de inicio. Como administrador, después de autenticarte serás llevado directamente al dashboard completo.

2. Dashboard del administrador

Inicio → Dashboard

Tu pantalla de inicio muestra métricas clave de tu comunidad:

• Cobranza del mes: total facturado, total cobrado y monto pendiente
• Residentes: número de activos vs. inactivos
• Tickets abiertos: solicitudes sin atender
• Actividad reciente: últimas acciones realizadas
• Avisos no confirmados: avisos publicados con baja tasa de lectura

El menú lateral tiene dos secciones:

• Módulos del residente: para acceder como cualquier vecino (avisos, facturas, etc.)
• Panel Admin: acceso exclusivo a las funciones de administración

3. Gestión de unidades

Panel Admin → Unidades

Las unidades son las casas, departamentos o lotes de tu comunidad.

Crear una unidad

1. Toca "Nueva unidad"
2. Ingresa:
   • Código único identificador (ej: A-101, Casa-5, Lote-12)
   • Número de edificio/torre (si tu comunidad tiene varios bloques)
   • Piso (para departamentos en altura)
   • Área en m² (opcional, para referencia)
3. Guarda la unidad

El número máximo de unidades está limitado por tu plan de suscripción.

Detalle de una unidad

Desde la lista, toca una unidad para ver:

• Sus residentes asignados con su rol (propietario, inquilino, familiar)
• Historial de facturas y pagos de esa unidad
• Plan(es) de cuota activos
• Acceso rápido para agregar o remover residentes

Activar / desactivar una unidad

Las unidades desactivadas no generan facturas y sus residentes no pueden acceder al sistema. Usa esto para unidades vacías o en proceso de cambio de propietario.

Importar unidades en lote

Si tienes muchas unidades, puedes importarlas masivamente desde un archivo CSV. El sistema te mostrará un reporte de errores si algún código ya existe o tiene datos inválidos.

4. Gestión de residentes

Panel Admin → Residentes

Crear un residente

1. Toca "Nuevo residente"
2. Completa los datos:
   • Nombre completo (obligatorio)
   • Teléfono (obligatorio, 10 dígitos — funciona como usuario para iniciar sesión)
   • Correo electrónico (opcional)
   • Contraseña inicial (el residente puede cambiarla después)
3. Asigna el residente a una o más unidades:
   • Selecciona la unidad
   • Define el rol: Propietario, Inquilino, Familiar, Otro
   • Marca si es el residente principal de esa unidad
4. Guarda

El residente recibirá acceso inmediato a la aplicación con las credenciales que configuraste.

Editar un residente

Toca el ícono de edición (✏️) junto al nombre del residente para modificar sus datos o cambiar sus unidades asignadas.

Activar / desactivar un residente

• Desactivar: el residente no puede iniciar sesión hasta ser reactivado. Sus datos y facturas se conservan
• Reactivar: restaura el acceso inmediatamente

Importar residentes desde CSV

Para comunidades grandes, usa la importación masiva:

1. Toca "Importar" y descarga la plantilla CSV de ejemplo
2. Llena la plantilla con los datos de tus residentes:
   • Nombre, teléfono, correo (opcional), código de unidad, rol
3. Sube el archivo CSV
4. El sistema muestra un reporte de validación antes de confirmar; revisa errores si los hay
5. Confirma la importación

Reglas de importación:

• El teléfono debe ser único en toda la plataforma
• El código de unidad debe existir previamente
• Los residentes duplicados (mismo teléfono) se omiten con una advertencia

Exportar directorio de residentes

Toca "Exportar" para descargar el directorio completo en formato CSV, útil para respaldos o para compartir con el comité.

Búsqueda y filtros

Usa la barra de búsqueda para encontrar residentes por nombre, teléfono o unidad. Filtra por estado (activos/inactivos).

5. Crear cargos

Panel Admin → Crear cargos

Este módulo te permite crear y configurar los conceptos de cobro de tu comunidad. Hay dos tipos: planes recurrentes (cuota mensual, bimestral, etc.) y cargos únicos (gastos extraordinarios, reparaciones, multas).

Planes recurrentes

Los planes recurrentes generan facturas automáticamente en cada período configurado.

Crear un plan recurrente

1. Toca "Nueva cuota recurrente"
2. Configura:
   • Nombre descriptivo (ej: "Cuota mensual 2025", "Mantenimiento alberca")
   • Monto predeterminado por unidad
   • Periodicidad:
     • Mensual (1 mes)
     • Bimestral (2 meses)
     • Trimestral (3 meses)
     • Anual (12 meses)
   • Día de cobro: día del mes en que se genera la factura (ej: día 1)
   • Día de vencimiento: día del mes en que vence el pago (ej: día 15)
   • Días de gracia: días adicionales antes de marcar como vencido
3. Avanza al paso de viviendas:
   • Elige todas las viviendas o selecciona viviendas específicas
   • Para viviendas específicas puedes asignar un monto personalizado diferente al base
4. Revisa el resumen y guarda

Generar cargos del período

Para generar las facturas de un período:

1. Toca "Generar" en la tarjeta del plan recurrente
2. Navega al mes/período deseado con las flechas ‹ ›
3. Ajusta la fecha de vencimiento si necesitas una diferente a la configurada por defecto
4. Elige si aplica a todas las viviendas asignadas o solo a algunas
5. Toca "Generar cargos"

El sistema evita duplicados: si ya se generaron cargos para ese período y vivienda, los omite automáticamente.

Archivar un plan

Cuando un plan ya no está en uso, archívalo para conservar el historial sin seguir generando facturas.

Cargos únicos

Los cargos únicos son cobros extraordinarios que se aplican una sola vez: reparaciones, multas, uso de área común, cuotas especiales, etc.

Crear un cargo único

1. Toca "Nuevo cargo único"
2. Completa:
   • Nombre del concepto (ej: "Reparación cisterna", "Pintura fachada")
   • Descripción adicional (opcional)
   • Monto por vivienda
   • Fecha de vencimiento — la fecha límite para que los residentes paguen este cargo
   • Comprobante / Cotización (opcional): adjunta el PDF, foto o imagen de la cotización del proveedor para que los residentes puedan consultarla directamente desde su app
3. Avanza al paso de viviendas y selecciona a quiénes aplica
4. En el último paso elige:
   • "Guardar como borrador" — crea el concepto sin generar los cargos todavía
   • "Guardar y generar cargos" — crea el concepto y genera las facturas de inmediato para las viviendas seleccionadas

Adjuntar comprobante o cotización

Al crear un cargo único puedes subir un documento de respaldo (PDF, JPG, PNG o WebP, máximo 10 MB). Este documento:

• Se almacena de forma segura en la nube
• Queda vinculado al cargo para todos los residentes afectados
• Los residentes pueden verlo desde el detalle de su cuota en la app
• Los administradores pueden verlo desde la vista expandida en Gestión de cuotas

Generar cargos de un cargo único existente

Si ya tienes un cargo único creado y quieres generar sus facturas:

1. Toca "Generar" en la tarjeta del cargo único
2. Se muestra solo el campo "Fecha de vencimiento del cargo" (no hay navegador de período, ya que los cargos únicos no tienen período)
3. Ajusta la fecha si es necesario
4. Selecciona las viviendas y confirma

6. Gestión de cuotas

Panel Admin → Gestión de cuotas

Aquí puedes ver, buscar, filtrar y gestionar todas las facturas generadas en la comunidad, independientemente del plan que las originó.

Resumen de cobranza

En la parte superior verás cuatro indicadores clave:

• Total pendiente: suma de todos los saldos por cobrar
• Total recaudado: suma de pagos confirmados
• Cuotas pendientes: número de facturas sin pagar
• Cuotas vencidas: número de facturas que ya pasaron su fecha de vencimiento

Búsqueda y filtros

La lista siempre muestra las cuotas de más reciente a más antigua por defecto.

Tabs de estado

Filtra rápidamente por estado tocando los tabs en la parte superior:

Barra de búsqueda

Escribe para buscar en tiempo real por:

• Número de folio (ej: #000023)
• Concepto del cargo
• Código de vivienda (ej: A-101)

Ordenamiento

Usa el selector "Más reciente ▾" para cambiar el orden de la lista:

Panel de filtros avanzados

Toca "Filtros" para expandir el panel de filtros adicionales:

• Vivienda: filtra las cuotas de una casa/departamento específico
• Plan de cobro: filtra por el concepto que originó la cuota
• Período: selecciona el mes y año del período (para cuotas recurrentes)

Cuando hay filtros activos, el botón "Filtros" se resalta y aparece un punto rojo indicador. Toca "Limpiar filtros" para restablecer todos los filtros a la vez.

Columna Período

• Para cuotas recurrentes: muestra el rango de fechas del período (ej: "01 ene – 31 ene 2026")
• Para cargos únicos: muestra — ya que no tienen período, solo fecha de vencimiento

Registrar un pago

Para registrar el pago de una cuota desde la vista del administrador toca "Pagar" en la fila de la cuota. El modal ofrece dos modos:

Modo 1 — Confirmar directo (1 paso)

Úsalo cuando el administrador ha verificado el pago por sus propios medios (depósito bancario, efectivo, etc.) y quiere confirmarlo de inmediato:

1. Selecciona "Confirmar directo"
2. Ingresa el monto recibido (puedes ingresar un monto parcial si el residente pagó una parte)
3. Selecciona el método de pago (efectivo, transferencia, tarjeta, etc.)
4. Ajusta la fecha del pago si es diferente a hoy
5. Toca "Confirmar pago"

El sistema actualiza el saldo inmediatamente:

• Si el monto cubre el saldo total → la cuota queda como Pagada
• Si el monto es menor al saldo → la cuota queda como Parcial

El residente recibe una notificación automática de confirmación.

Modo 2 — Con comprobante (2 pasos)

Úsalo cuando quieres que el registro quede con comprobante para revisión posterior:

1. Selecciona "Con comprobante"
2. Ingresa el monto, método, fecha y referencia del pago
3. Toca "Registrar para revisión"

El pago queda en estado "Pendiente" visible en la fila expandida de la cuota. Posteriormente puedes Confirmar o Rechazar cada pago desde el historial de pagos.

Ver el comprobante de cotización

Para cargos únicos que tienen documento adjunto, expande la fila tocando la flecha (▼) y verás el enlace "Ver documento adjunto". Al tocarlo, el documento se abre en una pestaña nueva con acceso seguro y temporal.

Cancelar una cuota

Toca "Cancelar" en cualquier cuota que no deba cobrarse. Esta acción solicitará confirmación. Las cuotas canceladas se conservan en el historial para auditoría.

7. Gestión de pagos

Panel Admin → Pagos

Esta pantalla agrupa todos los pagos registrados en la plataforma, tanto los confirmados como los que están pendientes de revisión.

Confirmar un pago pendiente

1. Localiza los pagos en estado "Pendiente" destacados al inicio
2. Toca un pago para ver su detalle:
   • Monto, fecha, método de pago y referencia del residente
3. Verifica el comprobante o referencia bancaria si aplica
4. Toca "Confirmar"
   • El saldo de la factura se actualiza automáticamente
   • Si el monto cubre el total, la factura queda como Pagada
   • Si es un pago parcial, la factura queda como Parcial
5. El residente recibe una notificación de confirmación

Rechazar un pago

Si el pago no es correcto o no se puede verificar:

1. Toca "Rechazar"
2. Ingresa el motivo (el residente lo verá en su notificación)
3. El residente recibirá una notificación para corregir la situación

Filtros disponibles

• Por estado: pendientes, confirmados, rechazados
• Por período
• Por unidad o método de pago

8. Gastos de la comunidad

Panel Admin → Gastos

Registra los egresos de la comunidad para llevar una contabilidad transparente visible para todos los residentes.

Registrar un gasto

1. Toca "Nuevo gasto"
2. Completa:
   • Descripción del gasto
   • Monto
   • Fecha en que se realizó el gasto
   • Categoría (selecciona de la lista o crea una nueva)
   • Tipo:
     • Fijo: gasto recurrente mensual (ej: pago de vigilancia, agua, luz)
     • Extraordinario: gasto eventual o imprevisto (ej: reparación de bomba)
   • Número de factura del proveedor (para llevar registro contable)
   • Adjuntar comprobante: sube la foto o PDF de la factura del proveedor
   • Distribuir a residentes: si activas esta opción, el gasto se incluirá como cargo en las próximas facturas de los residentes
3. Guarda

Gestionar categorías

Crea tus propias categorías para clasificar los gastos según las necesidades de tu comunidad. Puedes asignar un color identificador a cada categoría.

Ejemplos de categorías: Mantenimiento, Limpieza, Seguridad, Servicios públicos, Reparaciones, Jardinería, Administración.

Editar o eliminar un gasto

• Para editar: toca el ícono de lápiz junto al gasto
• Para eliminar: toca el ícono de papelera (con confirmación)

9. Áreas comunes

Panel Admin → Áreas Comunes

Configura los espacios compartidos que los residentes pueden reservar.

Crear un área común

1. Toca "Nueva área"
2. Completa la información:
   • Nombre del área (ej: Salón de eventos, Alberca, Cancha de pádel)
   • Descripción detallada
   • Imagen representativa del espacio
   • Capacidad máxima de personas
3. Configura la disponibilidad:
   • Días disponibles de la semana
   • Horario de apertura y cierre
4. Define las reglas de reservación:
   • Anticipación mínima para reservar
   • Anticipación máxima para reservar
   • Máximo de horas por reservación
5. Configura el cobro (gratuita o con costo por hora)
6. Define si requiere aprobación del administrador o si se confirma automáticamente
7. Activa el área y guarda

Editar o desactivar un área

• Editar: modifica cualquier configuración en cualquier momento
• Desactivar: el área no aparecerá disponible para reservaciones (útil durante mantenimiento)

10. Reservaciones

Panel Admin → Reservaciones

Gestiona las solicitudes de reservación de áreas comunes.

Aprobar una reservación

1. Localiza las reservaciones en estado "Pendiente"
2. Toca la reservación para ver su detalle:
   • Área, fecha, horario solicitado
   • Residente solicitante y número de unidad
   • Número de invitados y propósito
3. Toca "Aprobar"
   • Si el área tiene costo, se genera automáticamente una factura al residente
   • El residente recibe una notificación de confirmación

Rechazar una reservación

1. Toca "Rechazar"
2. Escribe el motivo del rechazo (el residente lo recibirá en su notificación)
3. Confirma

Historial de reservaciones

Filtra por área, estado (pendiente, aprobada, rechazada) y rango de fechas para revisar el historial completo de uso de cada espacio.

11. Avisos y comunicados

Panel Admin → Avisos → Gestionar

Publica comunicados oficiales para toda la comunidad o grupos específicos.

Crear un aviso

1. Toca "Nuevo aviso"
2. Completa:
   • Título del aviso
   • Contenido del mensaje
   • Imagen adjunta (opcional)
   • Alcance: toda la comunidad, edificio específico, unidad específica o solo comité
   • ¿Es urgente? Se destaca visualmente y envía notificación push inmediata
   • Fecha de publicación: inmediata o programada para una fecha/hora futura
3. Publica o guarda como borrador

Programar avisos

Los avisos con fecha futura se envían automáticamente a la hora configurada. Son útiles para recordatorios de pagos, avisos de mantenimiento programado, etc.

Editar o eliminar un aviso

• Puedes editar un aviso publicado en cualquier momento
• Eliminar un aviso lo quita del feed de todos los residentes

12. Tickets de soporte

Panel Admin → Tickets

Gestiona las solicitudes, reportes de fallas y quejas de los residentes.

Lista de tickets

La lista muestra todos los reportes activos con indicadores de:

• Estado: Abierto, En progreso, Resuelto, Cerrado
• Prioridad: Baja, Media, Alta, Urgente (código de color)
• Categoría: Mantenimiento, Seguridad, Limpieza, etc.
• Tiempo transcurrido desde que se abrió

Atender un ticket

1. Toca un ticket para ver su detalle completo con la descripción e imágenes adjuntas del residente
2. Responder: escribe tu mensaje en el campo de comentarios. El residente verá tu respuesta y recibirá una notificación
3. Cambiar estado:
   • En progreso: cuando ya estás trabajando en el problema
   • Resuelto: cuando el problema fue atendido
   • Cerrado: cuando la solicitud está completamente finalizada
4. Asignar el ticket a otro miembro del equipo si aplica

Buscar tickets

Usa la barra de búsqueda para encontrar tickets por palabras clave, o filtra por categoría, prioridad o estado.

13. Encuestas

Panel Admin → Encuestas

Crea consultas y votaciones para obtener la opinión de los residentes.

Crear una encuesta

1. Toca "Nueva encuesta"
2. Define la encuesta:
   • Título y descripción
   • Fecha de inicio y fecha límite para responder
   • ¿Es anónima?: si está activa, los nombres no aparecen en los resultados, pero el sistema previene votos duplicados
   • ¿Publicar resultados?: los residentes ven los resultados al terminar
   • Alcance: toda la comunidad, edificio específico, o unidad particular
3. Agrega las preguntas:
   • Toca "Agregar pregunta"
   • Tipos disponibles: opción única, opción múltiple, texto libre, calificación (1-5 estrellas), sí/no
   • Marca si la pregunta es requerida
4. Toca "Publicar" o guarda como borrador

Resultados en tiempo real

Desde la lista, toca la encuesta activa y selecciona "Ver resultados":

• Número de respuestas recibidas y porcentaje de participación
• Resultados por pregunta con gráficas de barra
• En preguntas de texto libre: lista de todas las respuestas

Cerrar una encuesta

Puedes cerrar una encuesta antes de su fecha límite. Los residentes que no hayan respondido ya no podrán hacerlo.

14. Reglamento interno

Panel Admin → Reglamento

Publica el reglamento oficial de tu comunidad para que todos los residentes puedan consultarlo.

Publicar o actualizar el reglamento

1. Toca "Subir reglamento"
2. Selecciona el archivo PDF del reglamento desde tu dispositivo
3. El archivo se sube a la nube y queda disponible para todos los residentes
4. Se registra automáticamente la fecha de actualización

El reglamento anterior es reemplazado automáticamente por el nuevo.

Previsualizar antes de publicar

Toca "Vista previa" para verificar que el PDF se cargó correctamente antes de que los residentes lo vean.

Eliminar el reglamento

Si necesitas retirar el reglamento, toca "Eliminar". Los residentes verán un mensaje indicando que no hay reglamento publicado.

15. Configuración del chat

Panel Admin → Configuración del Chat

Controla qué tipos de comunicación están disponibles para los residentes.

Activar o desactivar tipos de chat

Activa o desactiva cada tipo según las necesidades de tu comunidad y toca "Guardar configuración".

16. Configuración de la comunidad

Menú → Configuración

Pestaña: Comunidad

Actualiza los datos básicos de tu comunidad:

• Nombre oficial, dirección completa
• Zona horaria (importante para cálculos de fechas)
• Moneda predeterminada (MXN, USD, etc.)
• Teléfono y correo de contacto

Siempre guarda los cambios tocando el botón "Guardar" al fondo de cada sección.

Pestaña: Cuotas

Configura los parámetros globales de cobranza:

• Monto predeterminado de cuota mensual
• Día del mes en que se generan las facturas
• Días de gracia antes de aplicar recargo
• Porcentaje de recargo por mora

Pestaña: Comité

Administra los miembros del comité de vecinos:

• Ver los miembros actuales
• Asignar rol de comité a un residente: busca por nombre y asigna su cargo (Presidente, Tesorero, Vocal, etc.)
• Remover a un miembro del comité sin eliminar su cuenta de residente
• Los miembros del comité pueden crear avisos y gestionar encuestas

Pestaña: Soporte

Desde esta pestaña puedes:

• Enviar un mensaje al equipo de soporte de Privana
• Ver el historial de tus tickets de soporte enviados a Privana

17. Suscripción y plan

Menú → Facturación

Gestiona la suscripción de tu comunidad a la plataforma Privana.

Tu plan actual

Verás información sobre:

• Plan activo: Starter, Basic, Professional o Enterprise
• Estado: Activo, En prueba (trial), Vencido
• Días restantes del período de prueba (si aplica)
• Unidades utilizadas vs. límite máximo del plan

Contratar o cambiar de plan

1. Toca "Ver planes disponibles" o "Actualizar plan"
2. Selecciona el plan que se ajuste a tu comunidad:
   • Starter (hasta 50 unidades)
   • Basic (hasta 100 unidades)
   • Professional (hasta 250 unidades)
   • Enterprise (sin límite)
3. Toca "Contratar" — serás redirigido al checkout seguro de Stripe
4. Ingresa los datos de tu tarjeta de crédito o débito y confirma

Período de prueba

Las nuevas comunidades tienen 30 días de prueba gratuita con acceso a todas las funciones. Antes de que expire, contrata un plan para mantener el acceso ininterrumpido.

Si el período de prueba expira sin contratar un plan, los residentes perderán acceso hasta que se active la suscripción.

18. Notificaciones

Cómo llegan las notificaciones

Los residentes y administradores reciben notificaciones por dos vías:

1. In-app: ícono de campana en el encabezado del dashboard (contador de no leídas)
2. Push: alertas en el celular aunque la app esté cerrada (requiere permisos activos)

Eventos que generan notificaciones automáticas

Glosario rápido

¿Necesitas ayuda adicional? Contáctanos desde Configuración → Soporte dentro de tu dashboard.