Guía de Usuario — Residentes

Privana es la aplicación de tu comunidad para pagar cuotas, reservar áreas comunes, comunicarte con la administración y mucho más. Esta guía te explica cómo usar cada función disponible.

Tabla de Contenidos

1. Cómo ingresar a la aplicación
2. Inicio (Dashboard)
3. Avisos de la comunidad
4. Mis facturas
5. Registrar un pago
6. Áreas comunes y reservaciones
7. Pases de acceso para visitantes
8. Tickets de soporte
9. Encuestas y votaciones
10. Chat con la comunidad
11. Reglamento interno
12. Gastos de la comunidad
13. Mi perfil y contraseña
14. Preguntas frecuentes

1. Cómo ingresar a la aplicación

Primer acceso

El administrador de tu comunidad te registrará y te proporcionará:

• Tu número de teléfono (que sirve como usuario)
• Una contraseña temporal

Iniciar sesión

1. Abre la aplicación o visita la URL de Privana
2. Ingresa tu número de teléfono (10 dígitos, sin espacios ni guiones)
3. Ingresa tu contraseña
4. Toca "Iniciar Sesión"

Si perteneces a más de una comunidad, el sistema te pedirá seleccionar cuál quieres ver.

¿Olvidaste tu contraseña?

1. En la pantalla de inicio de sesión, toca "¿Olvidaste tu contraseña?"
2. Ingresa tu número de teléfono registrado
3. Recibirás un código de verificación por SMS
4. Introduce el código y establece una nueva contraseña

Cambiar tu contraseña

Después de ingresar, puedes cambiar tu contraseña desde Mi Perfil (ver sección 13).

2. Inicio (Dashboard)

Al ingresar verás el inicio con un resumen de lo más importante:

• Avisos recientes no leídos de tu comunidad
• Próximas reservaciones que hayas hecho
• Facturas pendientes de pago
• Pases de acceso activos para tus visitantes

Usa el menú lateral (o la barra inferior en móvil) para navegar a cualquier sección.

3. Avisos de la comunidad

Menú → Avisos

Aquí encontrarás todas las comunicaciones oficiales de tu administración: información general, mantenimientos programados, recordatorios, emergencias, etc.

Leer un aviso

• Los avisos se muestran del más reciente al más antiguo
• Los avisos urgentes aparecen con un ícono de alerta y fondo destacado
• Si el aviso tiene una imagen adjunta, tócala para verla en pantalla completa
• Toca "Marcar como leído" cuando hayas leído el aviso

Tipos de avisos que puedes recibir

Activa las notificaciones push en tu dispositivo para recibir alertas instantáneas cuando se publique un aviso urgente.

4. Mis facturas

Menú → Facturas

Consulta el estado de tus cuotas y cargos.

¿Qué información muestra cada factura?

• Número de factura
• Período: fechas de inicio y fin del período cobrado
• Vencimiento: fecha límite para pagar sin recargo
• Monto total y monto pendiente por pagar
• Estado: Pendiente, Pagada parcialmente, Pagada, Vencida
• Plan de cuota asociado (ej: Cuota mensual, Mantenimiento extraordinario)

Filtrar facturas

Usa los filtros en la parte superior para ver:

• Todas las facturas
• Solo pendientes o vencidas
• Por rango de fechas

Ver el detalle de una factura

Toca una factura para expandir su detalle: verás el desglose de cargos y el historial de pagos aplicados a esa factura.

5. Registrar un pago

Menú → Pagos

Cuando realices un pago de tu cuota (transferencia, depósito, efectivo, etc.), regístralo aquí para que la administración lo valide.

Cómo registrar un pago

1. Toca "Registrar pago" (botón con ícono +)
2. Selecciona la factura que vas a pagar
3. Ingresa los datos del pago:
   • Monto pagado
   • Fecha en que realizaste el pago
   • Método de pago:
     • Efectivo
     • Transferencia bancaria
     • Depósito bancario
     • Tarjeta de débito
     • Tarjeta de crédito
     • SPEI
   • Referencia o folio del comprobante (número de operación de tu banco)
   • Notas adicionales (opcional)
4. Toca "Registrar"

¿Qué pasa después?

Tu pago quedará en estado "Pendiente" hasta que el administrador lo revise y confirme. Recibirás una notificación cuando sea validado.

Guarda siempre tu comprobante de pago. El administrador puede solicitarlo para validar la transacción.

6. Áreas comunes y reservaciones

Menú → Áreas Comunes

Consulta y reserva los espacios compartidos de tu comunidad: salón de eventos, alberca, cancha, gimnasio, asador, etc.

Ver las áreas disponibles

Cada área muestra:

• Nombre y descripción
• Fotografía del espacio
• Capacidad máxima de personas
• Horario de disponibilidad
• Días disponibles de la semana
• Costo por hora o "Gratis"
• Si requiere aprobación previa del administrador

Hacer una reservación

1. Selecciona el área que deseas reservar
2. Elige la fecha (solo se muestran días disponibles)
3. Selecciona la hora de inicio y la hora de fin
   • Respeta el mínimo de anticipación y el máximo de horas por reservación
4. Indica el número de invitados
5. Escribe el propósito de la reservación (opcional)
6. Agrega notas para el administrador (opcional)
7. Toca "Confirmar reservación"

Resultado de tu reservación

• Reservación libre (sin aprobación): queda confirmada de inmediato y aparece en tu dashboard
• Reservación con aprobación: queda en estado "Pendiente" hasta que el administrador la revise

Si el área tiene costo y tu reservación es aprobada, se generará automáticamente una factura por el monto correspondiente.

Estados de una reservación

Cancelar una reservación

Puedes cancelar una reservación desde la lista de tus reservaciones activas, siempre y cuando no haya pasado ya la fecha del evento.

7. Pases de acceso para visitantes

Menú → Pases de Acceso

Genera códigos QR digitales para autorizar el ingreso de tus visitantes, proveedores o personal de servicio sin necesidad de llamarles al guardia cada vez.

Crear un pase de acceso

1. Toca "Nuevo pase" (botón +)
2. Selecciona el tipo de pase:

3. Completa los datos según el tipo:
   • Nombre del visitante
   • Teléfono del visitante (opcional)
   • Placa del vehículo (si viene en coche)
   • Empresa o servicio (para proveedores)
   • Fecha y hora de inicio de validez
   • Fecha y hora de fin de validez
   • Notas para el guardia (puerta especial, instrucciones, etc.)
4. Toca "Crear pase"

Compartir el pase con tu visitante

Una vez creado el pase:

• Toca el ícono de QR para ver el código en pantalla
• Descarga la imagen del QR para enviársela por WhatsApp o correo
• Tu visitante mostrará el QR al llegar a la caseta

Pases recurrentes

Los pases de tipo "Visitante recurrente" se pueden escanear múltiples veces dentro de su período de validez. Son ideales para personal de servicio que entra regularmente (ej: lunes a viernes durante 3 meses).

Historial de pases

La sección muestra tres pestañas:

• Activos: pases vigentes que aún pueden usarse
• Usados: pases de un solo uso que ya fueron escaneados
• Vencidos/Cancelados: pases que ya expiraron

Cancelar un pase

Si necesitas revocar un acceso, localiza el pase en la lista y toca "Cancelar pase". El guardia verá el pase como inválido si intenta escanearlo.

8. Tickets de soporte

Menú → Tickets

Reporta problemas, fallas o solicitudes a la administración de tu comunidad (fuga de agua, alumbrado dañado, áreas sucias, etc.).

Crear un ticket

1. Toca "Nuevo ticket" (botón +)
2. Completa:
   • Título: descripción corta del problema (ej: "Fuga de agua en pasillo norte")
   • Detalle: descripción más extensa del problema y su ubicación
   • Categoría:
     • Mantenimiento
     • Seguridad
     • Limpieza
     • Administración
     • Otro
   • Prioridad: Baja / Media / Alta / Urgente
   • Fotos o archivos adjuntos (desde tu galería o tomando foto directamente)
3. Toca "Enviar"

Seguimiento de tu ticket

• Recibirás una notificación cuando la administración responda o cambie el estado
• Puedes agregar comentarios adicionales al ticket para dar más información
• El estado evoluciona así:
  • Abierto → En progreso → Resuelto → Cerrado

No cierres un ticket hasta estar satisfecho con la solución. Puedes agregar comentarios para indicar si el problema persiste.

9. Encuestas y votaciones

Menú → Encuestas

Participa en las consultas y votaciones organizadas por la administración o el comité de tu comunidad.

Responder una encuesta

1. Ingresa a Encuestas y verás las encuestas abiertas
2. Toca la encuesta que deseas responder
3. Lee las preguntas y selecciona o escribe tus respuestas
4. Toca "Enviar respuesta"

Solo puedes responder una vez por encuesta. Una vez enviada, no puedes modificar tu respuesta.

Tipos de preguntas

• Opción única: selecciona solo una respuesta
• Opción múltiple: selecciona todas las que apliquen
• Texto libre: escribe tu respuesta con tus palabras
• Calificación: da una puntuación del 1 al 5
• Sí / No: respuesta directa

Ver resultados

Si la encuesta permite ver resultados, podrás verlos después de enviar tu respuesta. Se muestran porcentajes y gráficas por pregunta.

Encuestas anónimas

Algunas encuestas son anónimas: tus respuestas no llevan tu nombre en los resultados. Sin embargo, el sistema garantiza que cada residente solo vote una vez.

10. Chat con la comunidad

Menú → Chat

Comunícate directamente con la administración, el comité o tus vecinos (según la configuración habilitada por tu administrador).

Tipos de conversaciones disponibles

Dependiendo de lo que el administrador haya habilitado, podrás ver:

Enviar un mensaje

1. Selecciona la conversación de la lista izquierda
2. Escribe tu mensaje en el campo inferior
3. Toca el botón de enviar (o presiona Enter)

Funciones adicionales

• Editar un mensaje: mantén presionado un mensaje propio para editarlo (dentro de las primeras 24 horas)
• Eliminar un mensaje: mantén presionado un mensaje propio para eliminarlo
• Los mensajes nuevos se indican con un contador de no leídos en la lista de conversaciones
• Los mensajes se envían y reciben en tiempo real

Iniciar una nueva conversación

Toca el botón "+" para iniciar una conversación con alguien. Busca por nombre en la lista de residentes.

Si no ves el chat o ciertos canales, es porque el administrador no los ha habilitado para tu comunidad.

11. Reglamento interno

Menú → Reglamento

Consulta el reglamento oficial de tu comunidad.

• Toca "Ver reglamento" para abrirlo en tu pantalla
• Usa "Descargar" para guardar una copia en tu dispositivo
• Se muestra la fecha de la última actualización y quién la realizó

Si no hay reglamento publicado, verás un mensaje indicándolo. Contacta a tu administrador para solicitarlo.

12. Gastos de la comunidad

Menú → Gastos

Consulta los gastos registrados por la administración para conocer en qué se invierten las cuotas de la comunidad.

Podrás ver:

• Descripción y monto de cada gasto
• Fecha en que se realizó
• Categoría (Mantenimiento, Limpieza, Servicios, etc.)
• Tipo: Fijo (recurrente mensual) o Extraordinario (eventual)
• Número de factura del proveedor si aplica

Esta sección es de solo lectura. Los gastos son registrados exclusivamente por el administrador.

13. Mi perfil y contraseña

Menú → Mi Perfil

Consulta y administra tu información de cuenta.

Información visible

• Nombre completo
• Número de teléfono
• Correo electrónico (si tienes uno registrado)
• Rol (Residente, Comité, Administrador)
• Unidad(es) asignada(s)

Cambiar contraseña

1. Toca "Cambiar contraseña"
2. Ingresa tu contraseña actual
3. Ingresa tu nueva contraseña (mínimo 6 caracteres)
4. Confirma la nueva contraseña
5. Toca "Guardar cambios"

Cerrar sesión

Toca "Cerrar sesión" al final de la pantalla para salir de forma segura.

14. Preguntas frecuentes

¿Por qué no puedo iniciar sesión? Verifica que estás ingresando tu número de teléfono correcto (10 dígitos, sin lada internacional). Si el problema persiste, usa la opción "Olvidé mi contraseña" o contacta a tu administrador.

Registré mi pago hace días y sigue como "Pendiente", ¿qué hago? El administrador debe revisar y confirmar los pagos manualmente. Si tardó más de lo esperado, puedes enviarl un mensaje por chat o crear un ticket para seguimiento.

¿Puedo reservar el mismo día? Depende de la configuración del área: algunas requieren reservar con cierta anticipación mínima (ej: 2 horas antes). Si la fecha/hora no aparece disponible, es porque no cumple con ese mínimo o ya está ocupada.

¿Cómo sé si mi visitante pudo entrar con el pase? En el historial de pases (pestaña "Usados"), verás la fecha y hora en que el guardia escaneó el pase.

¿Puedo actualizar mi correo electrónico o teléfono? Para cambios en datos de contacto, contacta directamente a la administración de tu comunidad.

Mi ticket lleva mucho tiempo sin respuesta, ¿qué hago? Agrega un comentario en el ticket para hacer seguimiento. También puedes enviar un mensaje directo al administrador por el chat.

Para soporte técnico con la aplicación, contacta a tu administrador de comunidad.