Guía de Seguridad — Privana

Esta guía está dirigida al personal de seguridad y vigilancia (guardias de caseta) de comunidades residenciales que usan Privana. Explica cómo operar el sistema de control de acceso desde la aplicación.

Tabla de Contenidos

1. Acceso a la aplicación
2. Pantalla principal — Escáner QR
3. Escanear un pase de acceso
4. Resultados del escaneo
5. Registro manual de acceso
6. Bitácora de accesos
7. Situaciones especiales
8. Preguntas frecuentes

1. Acceso a la aplicación

Iniciar sesión

Tu administrador te proporcionará:

• Número de teléfono registrado (tu usuario)
• Contraseña de acceso

Para ingresar:

1. Abre la aplicación Privana en tu dispositivo
2. Ingresa tu número de teléfono y contraseña
3. Toca "Iniciar Sesión"

Al autenticarte con rol Seguridad, la app te llevará directamente a la pantalla del Escáner QR.

Si olvidaste tu contraseña, comunícate con el administrador de tu comunidad para que la restablezca.

Cierre de sesión

Cuando termine tu turno, ve a tu Perfil (ícono de usuario) y toca "Cerrar sesión" para proteger el acceso al sistema.

2. Pantalla principal — Escáner QR

Menú → Escáner

Esta es tu pantalla de trabajo principal. Desde aquí puedes:

• Escanear pases QR de visitantes y proveedores
• Seleccionar la dirección del movimiento: Entrada o Salida
• Ver el resultado del escaneo en pantalla
• Agregar notas al registro si es necesario

Seleccionar dirección de movimiento

Antes de escanear, asegúrate de tener seleccionada la dirección correcta:

3. Escanear un pase de acceso

Paso a paso

1. Selecciona Entrada o Salida según corresponda
2. Toca el botón "Iniciar escáner" o el ícono de cámara
3. Apunta la cámara del dispositivo al código QR del visitante
   • El QR puede estar en la pantalla del celular del visitante
   • O en un papel impreso que traiga el visitante
4. La cámara reconoce el código automáticamente (no necesitas tomar foto)
5. Espera el resultado en pantalla (1-2 segundos)

Buenas prácticas al escanear

• Asegúrate de tener buena iluminación sobre el código QR
• Mantén el dispositivo estable a unos 15-20 cm del QR
• Si no lee después de 5 segundos, pide al visitante que aumente el brillo de su pantalla
• En caso de QR en papel, alísalo para evitar reflejos o dobleces

4. Resultados del escaneo

✅ Pase VÁLIDO (pantalla verde)

El acceso está autorizado. Verás la información del pase:

Acción: Permite el acceso. El sistema registra automáticamente la entrada/salida con fecha y hora exacta.

Tipos de pases y su comportamiento

❌ Pase INVÁLIDO (pantalla roja)

El acceso NO está autorizado. El sistema mostrará el motivo:

En caso de duda, no permitas el acceso y contacta directamente al residente o al administrador antes de autorizar.

5. Registro manual de acceso

Menú → Registro Manual

Para visitantes que no traen un pase QR pero que el residente autoriza de manera directa (llamada telefónica, intercomunicador, etc.).

Cuándo usar el registro manual

• El residente avisa directamente por intercomunicador que espera a alguien
• El visitante olvidó el QR pero el residente confirma la visita
• Proveedores de mantenimiento general enviados por la administración
• Visitas de emergencia

Cómo registrar un acceso manual

1. Toca "Registro Manual" en el menú
2. Selecciona la dirección: Entrada o Salida
3. Selecciona la unidad a la que se dirige (lista desplegable)
4. Completa los datos del visitante (todos son opcionales pero se recomienda llenarlos):
   • Nombre de la persona
   • Placa del vehículo (si viene en coche)
   • Empresa o servicio (para proveedores)
   • Notas (cualquier observación relevante)
5. Toca "Registrar acceso"

El sistema confirma el registro con una pantalla de éxito. El movimiento queda guardado en la bitácora con tu nombre como guardia responsable.

6. Bitácora de accesos

Menú → Bitácora

Consulta el historial completo de todos los accesos registrados en la comunidad (escaneados y manuales).

Información por registro

Cada entrada en la bitácora muestra:

• Fecha y hora exacta del movimiento
• Dirección: Entrada o Salida
• Nombre de la persona
• Placa del vehículo (si aplica)
• Empresa (si aplica)
• Unidad relacionada
• Tipo: si fue por pase QR o registro manual
• Guardia que lo registró

Buscar en la bitácora

Puedes buscar por:

• Nombre de la persona
• Placa del vehículo
• Empresa

Filtra por:

• Tipo: Entrada / Salida
• Rango de fechas

La bitácora es de solo consulta. No se pueden modificar ni eliminar registros ya guardados.

7. Situaciones especiales

El visitante no tiene el QR a la mano

1. Pide al residente que reenvíe el QR por WhatsApp al visitante
2. Mientras tanto, puedes hacer un registro manual si el residente confirma la visita por intercomunicador o llamada
3. No es necesario esperar si tienes confirmación verbal del residente

El pase sale como "Ya utilizado"

Un pase de un solo uso fue escaneado pero el visitante insiste en que no ha entrado.

Procedimiento:

1. No niegues el acceso de inmediato
2. Contacta al residente para confirmar si es una visita esperada
3. Si el residente confirma: usa el registro manual para documentar el acceso
4. Informa al residente que genere un nuevo pase para futuros accesos

El dispositivo no lee el QR

1. Verifica que tengas buena iluminación o enciende la linterna del dispositivo
2. Pide al visitante que aumente el brillo de su pantalla al máximo
3. Si el QR está en papel, pide que lo estiren sobre una superficie plana
4. Como alternativa, usa el registro manual y contacta al residente para confirmar

Visita no esperada / residente no contesta

Si no puedes contactar al residente y el visitante no tiene pase:

1. No permitas el acceso sin confirmación
2. Registra el intento de acceso en la bitácora mediante registro manual con la nota "Acceso denegado — sin confirmación del residente"
3. Informa al administrador si el visitante insiste

Acceso de emergencia (bomberos, ambulancia, policía)

Los servicios de emergencia siempre tienen prioridad:

1. Permite el acceso inmediatamente
2. Regístralo como registro manual con tipo "Emergencia"
3. Notifica al administrador lo antes posible

Pase de mudanza

Los pases de mudanza autorizan la entrada de vehículos de carga. Considera:

• Verifica que la placa del vehículo coincida con la registrada en el pase (si aplica)
• Registra tanto la entrada como la salida del vehículo de carga para tener el registro completo

8. Preguntas frecuentes

¿Qué hago si la app no carga o da error? Cierra y vuelve a abrir la aplicación. Verifica que tengas conexión a internet. Si el problema persiste, usa el registro en papel de respaldo y repórtalo al administrador.

¿Puedo ver los datos de los residentes? Solo verás la información básica relacionada con el pase (nombre, unidad, datos del vehículo). No tienes acceso a información financiera ni personal ampliada.

¿Puedo eliminar o editar un registro de la bitácora? No. Los registros de la bitácora son permanentes para garantizar la integridad del historial de accesos. Si necesitas corregir un error, informa al administrador.

El pase dice válido pero el visitante tiene una actitud sospechosa, ¿qué hago? Tu criterio de seguridad siempre prevalece sobre el sistema. Puedes solicitar identificación adicional y contactar al residente para confirmar la visita. En caso de duda, no permitas el acceso.

¿Los pases recurrentes tienen un límite de usos? No tienen límite de usos, pero sí tienen fecha de vencimiento. Mientras el pase esté dentro de su fecha de validez, podrá escanearse cuantas veces sea necesario.

¿Puedo usar la app en mi celular personal? Sí, la app funciona en cualquier celular con Chrome (Android) o Safari (iOS). El administrador debe registrar tu número de teléfono en el sistema antes de que puedas iniciar sesión.

Referencia rápida — Íconos de estado

Para soporte técnico o dudas sobre la operación del sistema, contacta al administrador de tu comunidad.